Impactul pierderilor necunoscute asupra profitabilitatii: cum le poti preveni

de Clublegislatiamuncii.ro la 07 Aug. 2025

Una dintre cele mai silentioase probleme care iti pot eroda profitabilitatea este fenomenul "pierderilor necunoscute" (cunoscut in retail si ca "shrinkage"). Acestea reprezinta diferenta dintre stocul inregistrat in documentele contabile (stocul scriptic) si stocul pe care il gasesti efectiv pe rafturi la inventar (stocul faptic). Cauzele pot fi multiple, de la erori administrative si produse deteriorate, pana la furturi interne sau externe.

Indiferent de cauza, rezultatul este acelasi: o diminuare directa a profitului si o imagine distorsionata asupra sanatatii financiare a afacerii tale. Controlul acestor pierderi nu este doar o masura de securitate, ci o componenta esentiala a unui management operational eficient. Ignorarea lor poate duce la decizii de business gresite, bazate pe date incorecte.

Acest articol iti prezinta patru zone strategice in care poti implementa bune practici pentru a controla si reduce semnificativ pierderile necunoscute.

Punctul de intrare: De ce receptia marfii este prima linie de aparare impotriva pierderilor

Multe dintre pierderile ulterioare isi au originea chiar in momentul in care marfa intra in gestiunea ta. O procedura de receptie superficiala, bazata pe increderea oarba in documentele furnizorului, este o usa deschisa catre neconcordante. Este esential sa tratezi receptia marfii ca pe un filtru de control critic.

• Stabileste o procedura clara: Desemneaza una sau mai multe persoane responsabile de procesul de receptie si asigura-te ca sunt instruite corespunzator.
• Verifica marfa la primire: Nicio livrare nu ar trebui acceptata fara o verificare cantitativa (numar de bucati, greutate) si calitativa (produse deteriorate, termene de expirare).
• Confrunta marfa cu documentele: Asigura-te ca ceea ce ai primit fizic corespunde intocmai cu ceea ce este trecut pe avizul de insotire a marfii sau pe factura, inainte de a semna pentru primire.

Precizia este profit: Rolul masuratorilor corecte in gestiune

Acuratetea datelor din sistemul tau de gestiune depinde direct de acuratetea datelor introduse initial. In cazul afacerilor care comercializeaza produse vrac, materii prime sau marfuri care se vand la gramaj (de la magazine alimentare si carmangerii, la depozite de materiale de constructii sau cofetarii), aproximarea cantitatilor este o sursa majora de pierderi.
O diferenta de cateva grame la fiecare tranzactie se poate transforma in kilograme de marfa pierduta la final de luna.

Pentru orice afacere care lucreaza cu astfel de produse, investitia in cantare profesionale, cu verificare metrologica la zi, nu este negociabila. Acestea elimina erorile umane in procesul de cantarire, asigura conformitatea cu normele de protectie a consumatorului si ofera date exacte pentru un management corect al stocurilor. Precizia in masurare este primul pas catre o evidenta contabila corecta.

Factorul uman si securitatea interna: Prevenirea pierderilor deliberate

Desi este un subiect sensibil, un manager eficient trebuie sa implementeze masuri de preventie obiective si non-discriminatorii pentru a proteja activele companiei.

• Supraveghere video: Instaleaza un sistem de camere de supraveghere in zonele considerate vulnerabile: rampa de receptie a marfii, depozit, intrari si iesiri pentru personal.
• Controlul accesului: Limiteaza accesul in zonele de stocare doar pentru personalul autorizat.
• Proceduri clare de casare: Orice produs deteriorat sau expirat trebuie casat conform unei proceduri clare, documentate, pentru a nu lasa loc de interpretari sau abuzuri.

Controlul continuu: inventarierea ciclica vs auditul anual

A astepta inventarul anual pentru a constata dimensiunea pierderilor este ca si cum ai merge la medic o data la zece ani. Este mult prea tarziu pentru a mai putea corecta cauzele. Un control eficient al stocurilor presupune o monitorizare constanta.

• Implementeaza inventarierea ciclica: Pe langa inventarul general anual, realizeaza inventare partiale, periodice. Poti, de exemplu, sa verifici o anumita categorie de produse in fiecare saptamana.
• Foloseste tehnologia: Utilizeaza un software de gestiune si scannere de coduri de bare pentru a face procesul de inventariere mai rapid si mai precis.
• Analizeaza diferentele: Nu trata diferentele de inventar ca pe o simpla cifra de trecut in contabilitate. Analizeaza cauzele. De unde provin cele mai mari diferente? Sunt erori administrative? Probleme la receptie? Investigarea cauzelor este singura metoda de a preveni repetarea lor.

Reducerea pierderilor necunoscute nu este responsabilitatea unui singur departament, ci rezultatul unei culturi organizationale bazate pe acuratete, responsabilitate si control. Prin implementarea unor proceduri clare la receptia marfii, prin utilizarea unor echipamente de masura precise, prin masuri de securitate si prin monitorizarea constanta a stocurilor, poti transforma o sursa majora de pierderi intr-un proces controlat. Un management eficient al stocurilor nu doar ca iti protejeaza profitul, ci contribuie la o fundatie solida si stabila pentru intreaga ta afacere.

Sursa foto: Freepik

Articole conexe:

Ultima ora:

Noutati despre Regulamentul Intern + Model general de Regulament Intern

Aboneaza-te GRATUIT la
Newsletter-ul ClubLegislatiaMuncii.ro
pentru a primi cele mai proaspete informatii si analize referitoare la subiectele care te intereseaza!

Primesti gratuit raportul "Noutati despre Regulamentul Intern + Model general de Regulament Intern"!

0 comentarii

Impactul pierderilor necunoscute asupra profitabilitatii: cum le poti preveni

Precizia este profit: Rolul masuratorilor corecte in gestiune

Factorul uman si securitatea interna: Prevenirea pierderilor deliberate

Controlul continuu: inventarierea ciclica vs auditul anual

Comentarii